Как оформить личное дело совместителя

Опубликовано admin в

Кадровый документооборот

Валентина Ивановна Андреева,
профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия, к. и. н.

На очередном Всероссийском спутниковом онлайн-семинаре компании «Гарант» были рассмотрены вопросы кадрового документооборота. Мероприятие провела Валентина Ивановна Андреева, к. и. н., профессор ка¬федры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия (учредители — Верховный Суд РФ и Высший Арбитражный Суд РФ). Лектор сообщила, что все компании независимо от организационно-правовой формы, вида деятельности и численности персонала должны вести обязательные кадровые документы. Этого требуют Трудовой кодекс и ряд подзаконных актов.
К обязательным кадровым документам можно отнести, например, трудовой договор, приказ о приеме на работу, личную карточку работника, трудовую книжку, штатное расписание, график отпусков и другие документы. За нарушение правил их ведения компании-работодателю грозит штраф. Во второй части семинара Валентина Ивановна ответила на практические вопросы участников мероприятия.

Запись о приеме на работу в трудовой книжке не нужно удостоверять печатью компании

Нужно ли в разделе «Сведения о работе» поставить печать организации при приеме сотрудника на работу?

Нет, не нужно. Печать организации при приеме на работу сотрудника ставится только в том случае, если он начинает свою трудовую деятельность и впервые заключает трудовой договор. При этом печать нужно ставить не в разделе «Сведения о работе», а на титульном листе трудовой книжки 1 . Если вы все же поставили печать в этом разделе при приеме сотрудника, то нужно внести в трудовую книжку исправительную запись, указав, что в записи о приеме на работу оттиск печати проставлен ошибочно.

Должностная инструкция — не обязательный кадровый документ

Можно ли не оформлять должностную инструкцию сотрудника, если все его обязанности мы прописали в трудовом договоре?

Можно. Должностная инструкция не является обязательным кадровым документом. Трудовой договор — это индивидуальный документ. Если все, что касается трудовой функции работника, прописано в трудовом договоре, дополнительно оформлять должностную инструкцию не нужно, и это не будет нарушением. Контролеры трудовой инспекции при проверке не вправе требовать наличия должностной инструкции, если им будет предоставлен трудовой договор с перечисленными обязанностями сотрудника.

Количество личных карточек № Т-2 сотрудника должно совпадать с количеством его трудовых договоров, заключенных с компанией

Сотрудник работает в компании по основному месту работы и внутренним совместителем. Нужно ли на него как на внут¬реннего совместителя заводить отдельную личную карточку и личное дело?

Вам нужно оформить две личные карточки по форме № Т-2 2 . Личная карточка № Т-2 заводится на всех сотрудников, с которыми у компании-работодателя заключен трудовой договор. Это правило распространяется на всех работников, в том числе на внутренних совместителей. Если сотрудник работает по основному месту — это один трудовой договор, данные по которому (номер, дата, приказ о приеме) нужно указать в его личной карточке. Данные второго трудового договора с этим же работником в качестве внутреннего совместителя нужно указать в его второй личной карточке. Что касается личного дела, нормативными актами не закреплена обязанность работодателей вести этот вид дел. Исключение составляют только государственные служащие, в том числе государственные гражданские служащие, наниматели которых обязаны вести личные дела. Остальные компании самостоятельно решают, вести или не вести личные дела, какие конкретно документы в них помещать. Отсутствие личного дела не является нарушением, трудовые инспекторы не вправе требовать личные дела при проверке работодателя.
В вашей ситуации (если вы оформляете личные дела работников) я рекомендую вести одно личное дело сотрудника, который работает и по основному месту, и внутренним совместителем.

Если руководитель уволился, документы за него подписывает сотрудник, исполняющий обязанности директора

В нашей компании уволился руководитель. Его обязанности выполняет заместитель директора. Как ему нужно подписывать документы: «и. о. директора» или «заместитель директора»?

В вашем случае директор уволился, а не временно отсутствует. То есть в компании образовалась вакансия директора. В данной ситуации сотрудник, который исполняет обязанности директора на время поиска нового, на мой взгляд, может подписывать документы «и. о. директора» (исполняющий обязанности).
Если же руководитель отсутствует временно и его обязанности исполняет его штатный заместитель или другой работник компании, который работает за руководителя по приказу или доверенности без освобождения от работы, обусловленной трудовым договором, в реквизите «Подпись» указывается должность этого работника («заместитель директора», «главный инженер» и т. п.).

При приеме на работу сотрудник сначала знакомится с локальными актами, а потом подписывает трудовой договор

В какой момент сотрудник, которого мы принимаем на работу, должен ставить подпись об ознакомлении с локальными нормативными актами компании?

В Трудовом кодексе четко прописано, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором 3 . Таким образом, работник сначала читает локальные нормативные акты и письменно подтверждает факт ознакомления с ними (лист ознакомления, книга ознакомления и др.), а затем подписывает трудовой договор.

Срочный трудовой договор продлевать нельзя

Сколько раз можно продлевать срочный трудовой договор?

Нисколько. Срочный трудовой договор не продлевается. Если вы продлите срочный трудовой договор, то со следующего дня после его продления договор меняет вид — становится бессрочным. Об этом однозначно говорит статья 58 Трудового кодекса. Исключением из этих правил являются преподаватели 4 , спортсмены и тренеры 5 , беременные женщины 6 .
Трудовой кодекс запрещает заключать срочные трудовые договоры, если можно заключить бессрочный. Если вы хотите продлить срочный договор, значит, есть возможность оформить с сотрудником трудовые отношения на неопределенный срок.

Сотрудник требует показать ему штатное расписание, мотивируя это тем, что в данном кадровом документе содержится информация, которая касается его (должность и оклад).
Правомерны ли такие требования? Должны ли мы показывать работнику по его просьбе штатное расписание компании?

Работник имеет право требовать любой документ, который связан с его трудовой деятельностью. Работодатель обязан представить в трехдневный срок этот документ и выдать по просьбе работника его заверенную копию7. Перечень этих документов открыт, поэтому возникают такие неоднозначные ситуации, как ваша.
Работник не имеет права знать чужие оклады (персональные данные других работников), но может запросить собственные данные.
Проблему можно решить так: оформите выписку из штатного расписания. Нужно оставить шапку документа, строку с данными должности и оклада сотрудника и подписи. Обязательно укажите на документе, что это именно выписка из штатного расписания.

Сноски:
1 п. 2.2 Инструкции, утв. пост. Минтруда России от 10.10.2003 № 69
2 утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
3 ст. 68 ТК РФ
4 гл. 52 ТК РФ
5 гл. 54.1 ТК РФ
6 ст. 261 ТК РФ
7 ст. 62 ТК РФ

Инструкция по оформлению и учёту личных дел работников в 2017 году

Руководитель, желающий контролировать качество труда и смену кадров в организации, должен сформировать систему учёта данных о персонале. Он вправе издать приказ, содержащий инструкции по составлению личных дел работников, а также список ответственных за кадровый учёт.

Что такое личное дело работника

Это набор документов о работнике фирмы. Содержит также его персональные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях. Кадровые отделы в государственных и ведомственных структурах (ст. 42 № 79-ФЗ от 27 июля 2004 года) обязаны заводить и хранить досье на служащих. В коммерческих и гражданских организациях вопросы кадрового учёта решаются на усмотрение руководителя.

Как должен оформляться журнал учёта

Если политика компании предусматривает наличие персональных дел, специалист по кадрам оформляет досье и ведёт журнал учёта. Дела можно заводить на каждого работника либо на ключевых служащих фирмы:

  • руководство и заместители;
  • эксперты компании;
  • работники должностей с высоким уровнем материальной и финансовой ответственности;
  • служащие с перспективой карьерного роста.

Упорядоченная по алфавиту и в хронологической последовательности база данных сотрудников удобна и необходима для оперативного подбора сведений.

Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании — инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учёту кадров. Составляя подобную инструкцию:

  1. Выберите и укажите должности, наличие персонального дела для которых обязательно.
  2. Пропишите, какие документы должны быть представлены в оригинале, а для которых достаточно копий.
  3. Разработайте механизм образования и правила хранения личных дел.
  4. Сформируйте реестр ответственных за базу данных.

Нанимая персонал по совместительству, руководитель имеет право завести досье на каждого принятого сотрудника. Дело оформляется в общем порядке, к трудовому договору прикладывается ксерокопия паспорта совместителя и документы, свидетельствующие о его квалификации (при необходимости).

Как сформировать документы в дело

Оформляя договор с новым сотрудником, специалист по кадрам заводит папку с личным делом. В папку он подшивает договор и дополнительные соглашения, резюме, ксерокопии документов и персональную карточку служащего.

Запрещается вписывать в досье информацию об убеждениях персонала компании касательно политики и религии, а также об участии в работе общественных организаций. Исключение — письменное согласие работника.

Заполнение титульного листа — образец

Документы личного дела в хронологическом порядке укладывают в папку-скоросшиватель. На титульном листе указывают в соответствии с ГОСТ 17914–72:

  • Ф.И.О. сотрудника;
  • дату заключения договора;
  • дату составления дела;
  • порядковый номер.

Образец заполнения обложки личного дела поможет начинаючему кадровику привести документы в порядок

Порядковый номер папки должен соответствовать номеру досье в книге учёта. Её оформляют в соответствии с п. «б» ст. 695 Перечня типовых управленческих документов. Данные на страницы дела вносят вручную, разборчиво, ручкой синего или чёрного цвета.

Правила формирования досье

Состав личного дела определяет администрация компании в частном порядке. Типовой набор документов:

  • заполненная при приёме на работу анкета;
  • заявление о приёме на работу;
  • ксерокопия приказа;
  • копии страниц паспорта с пропиской и фотографией;
  • копии ИНН и СНИЛС;
  • документ об образовании;
  • персональная карточка и фотография;
  • рекомендации от предыдущих работодателей;
  • копия трудового договора;
  • опись содержимого папки.
  • свидетельства о браке/разводе/рождении ребёнка;
  • справки, приказы о переводе;
  • документы о премиях и штрафах;
  • справки об уровне дохода;
  • грамоты, дипломы;
  • прочие.

Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся.

Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле. Правила делопроизводства гласят, что толщина папки не может превышать 4 см — дела толще следует расформировать на два тома.

Личное дело — закрытый от посторонних документ. Доступ к данным сотрудников есть только у руководителя и специалиста по кадрам.

Как составить внутреннюю опись — образец

Специалист по кадрам заполняет внутреннюю опись содержимого в виде таблицы. Опись растёт по мере пополнения папки и содержит информацию обо всех вложенных документах, их номерах, названиях и числе листов. Страницы описи не входят в сплошную нумерацию.

В описи делают запись с указанием общего числа прикреплённых документов и листов дела. Ответственный специалист ставит свою подпись и указывает должность и текущую дату.

Образец заполнения описи

Наименования столбцов внутренней описи:

  • номер по журналу учёта личных дел;
  • индекс документа — согласно номенклатуре;
  • дата составления документа;
  • дата принятия документа в дело;
  • примечание.

Оформление после увольнения сотрудника

Когда досье направляют в архив, кадровый специалист составляет лист-заверитель, где указывает количество листов дела, число листов описи и обозначает номера пропущенных страниц. Также он оставляет примечание, куда заносит особенности технического состояния дела — неразборчивый текст, склеенные листы, порванные страницы. В конце описи сотрудник ставит подпись и пишет дату передачи дела в архив.

Бланк внутренней описи находится здесь.

Порядок учёта и хранения документов в организации

Для регистрации в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье.

Журнал учёта личных дел — образец

Книгу учёта заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы:

  • порядковый номер;
  • номер дела;
  • Ф. И. О. сотрудника и должность;
  • дата формирования дела;
  • дата передачи дела в архив.

Образец заполнения журнала

Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Как вносить поправки в досье

Корректировки в личное дело имеет право вписывать только специалист отдела кадров, определённый приказом директора, а в периоды отпуска — исполняющий обязанности. Исправления вносят согласно требованиям к заполнению первичной документации — некорректную надпись зачёркивают горизонтальной линией, а рядом ставят подпись и дату. К делу прикрепляют копии документов, свидетельствующих о необходимости корректировок.

Особенности хранения персональных дел

Хранить досье на сотрудников нужно так, чтобы исключить доступ к ним третьих лиц. Дела содержат в железном сейфе, по порядку согласно номерам. Ключ от сейфа доступен только руководителю и работнику, ответственному за учёт кадров.

Продолжительность хранения дела в отделе кадров — все время, пока работает сотрудник. С момента увольнения досье передаётся в архив, и назначается новый срок хранения — 75 лет. На госслужбе после увольнения служащего папка с делом остаётся в отделе кадров 10 лет, и только потом направляется в архив.

Ознакомление с персональным досье

Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления. Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов.

Получая досье на руки по распоряжению руководителя, сотрудник расписывается в журнале учёта.

Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учёту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно-правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании. Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.

личное дело внутреннего совместителя

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

две ситуации:
1)работника сначала приняли по основному мету работы на одну должность, через какое-то время приняли ещё по совместительству по другой должности. Личное дело одно (это я читала разъяснение). Но как сделать запись в табличке в дополнении к личному листку по учёту кадров: второй строчкой в таблице вписать должность как, например, «кассир по совместительству» или «совместитель должности кассира» или вообще не указывать совместительство (тогда это на первый взгляд на дополнение будет казаться переводом, что неправильно).

2)работника сразу одновременно принимают на две должности, одну как основное место, второе как совместительство, приказ один от одной же даты. Запись в дополнении делать в двух строках таблички с указанием одного и того же приказа или как-то вместе обединить?

1. Я считаю что при совместительстве надо оформлять отдельное личное дело работника, т.к. работа выполняется по другой должности, да и при увольнении с основного места работы, работник может продолжать работу как совместитель. Укажите так: оформлен по совместительству кассиром

2. Запись сделать в двух строках

ВОПРОС: Если работник является и основным сотрудником, и внутренним совместителем, сколько на него оформляется личных дел — одно или два?

ОТВЕТ: Нормативные правовые акты Республики Беларусь не предусматривают ведения двух или более личных дел на одного работника. Кроме того, согласно п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2, личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Следовательно, на работника в организации необходимо вести одно личное дело, в котором должны быть отражены сведения как о его основной работе, так и о выполнении дополнительной работы у того же нанимателя. Указанные сведения отражаются в личном деле путем включения в него копий соответствующих приказов и внесения записей в дополнение к личному листку по учету кадров.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Личное дело: как оформить правильно?

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 10

Личное дело: как оформить правильно?

Работодатели часто сталкиваются с вопросами приема на работу сотрудников, оформлением документов, их хранением и учетом. Вместе с тем порядок ведения личных дел установлен исключительно для государственных служащих. В данной статье мы рассмотрим нюансы формирования личных дел работников, общие положения о личном деле сотрудника, а также уделим особое внимание проблемам конфиденциальности информации и рассмотрим вопросы сформировавшейся судебной практики.

Общие положения о личном деле сотрудника

Личное дело работника — совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Законодательством не установлен срок заведения личного дела. Но учитывая, что личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов по личному составу сотрудников, содержит персональные данные, подлежащие защите от неправомерного использования и утраты, желательно оформлять его непосредственно после приема лица на работу. Таким образом, личное дело должно формироваться кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.

Вместе с тем часто работодатели понимают под личным делом личную карточку работника, а также совокупность документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ):

— копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— копии документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Составные части личного дела

Личная карточка не является составной частью личного дела, а представляет собой самостоятельный сводный учетный документ, используемый кадровой службой для анализа состава и учета работников. Действующая на сегодняшний день форма личной карточки N Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Личные карточки заполняются на всех работников — постоянных и временных, совместителей и работающих по основному месту работы. Заполняется личная карточка работником кадровой службы. Самостоятельное заполнение работником собственной личной карточки запрещается.

При ее заполнении необходимо использовать Постановление Госкомстата России N 1, а также Общероссийские классификаторы:

— Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95 (ОКИН), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 412;

— Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 N 276-ст;

— Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 413;

— Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367.

В качестве рекомендательной формы оформления лицевой стороны личного дела может служить следующая форма (см. пример 1).

Наименование организации, подразделения

Место для фотографии

Законодательством определен порядок включения в состав личного дела документов исключительно для государственных служащих, но данные документы могут быть применены при использовании аналогии права ко всем сотрудникам организации.

Так, в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее — Указ) установлено, что к личному делу гражданского служащего приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами РФ, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

к) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы РФ;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

Для удобства поиска необходимой информации документы могут быть сформированы по группам (см. пример 2).

Документы, подтверждающие (устанавливающие) стаж службы или его отдельные периоды.

Документы, связанные с прохождением службы:

заявление о приеме;

заключение о приеме;

представления о присвоении специальных званий;

аттестации, служебные характеристики и т.п.

Документы, связанные с приемом на службу:

заявление о рассмотрении документов о приеме;

автобиография (написанная от руки собственноручно и машинописная);

заключение военно-врачебной комиссии о проведении медицинского освидетельствования;

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайну;

копии актов гражданского состояния, документов об окончании образовательных учреждений и т.п.

устаревшие анкеты, автобиография, документы, связанные с прохождением (военной) службы; заключения по документам служебных проверок и т.п.

Документы, которые могут быть утеряны в результате использования личного дела в связи с их ветхостью или нестандартными размерами, могут помещаться в конверты. В этой связи представляется целесообразным подготовить опись документов, находящихся в конверте.

Как правило, в личное дело помещается фотографическая карточка работника установленного в организации формата (обычно 4×6 см). Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем раз в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет. Фотография может быть помещена как на саму обложку личного дела, так и в конверт для соблюдения режима сохранности.

Опись документов, находящихся в конверте

(фотографии, архивные документы)

Подпись сотрудника кадрового
аппарата

Документы, прилагаемые к личному делу

Подпись сотрудника
кадрового аппарата

Архивные документы (копия свидетельства
о разводе)

Личное дело (сокращенное)

Также для удобства поиска документов и для облегчения последующей сдачи в архив в личном деле может быть предусмотрена опись документов.

Формат 230×330 мм

Подпись сотрудника кадрового
аппарата

Заявление о приеме
на работу

Копия трудовой книжки

Копии документов (выписки) перед помещением в личное дело должны заверяться работниками кадровой службы.

В соответствии с Указом запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Данные положения подкрепляются и Федеральными законами. Так, ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» устанавливает, что «прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа. Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Сбор и внесение в личное дело сотрудника таможенного органа сведений о его политической и религиозной принадлежности, о частной жизни запрещаются». Федеральный закон от 17.01.1992 N 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» закрепляет в ст. 41.2, что «личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Запрещаются сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности прокурорского работника. Прокурорский работник имеет право на ознакомление со всеми материалами, находящимися в его личном деле, приобщение к личному делу своих объяснений в письменной форме».

В министерствах и ведомствах РФ также может устанавливаться собственный порядок ведения личных дел работников, не противоречащий законодательству России, который регулируется в частности следующими документами:

— Приказом Минтранса России от 17.02.2009 N 27 «Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Министерства транспорта Российской Федерации и ведении его личного дела»;

— Приказом ФСТ России от 07.11.2008 N 441-к «Об утверждении Положения о работе с персональными данными государственного гражданского служащего ФСТ России и ведении его личного дела»;

— Приказом Минэнерго России от 11.11.2008 N 166 «Об утверждении Положения о работе по обработке персональных данных в Министерстве энергетики Российской Федерации».

Личные дела муниципальных служащих ведутся в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего (ч. 4 ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

Хранение и учет личных дел сотрудников

Хранение и учет личных дел организуются с целью их быстрого и безошибочного поиска, обеспечения сохранности, а также установления конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

В случае наличия большого количества личных дел в целях облегчения поиска личных дел, а также усовершенствования порядка их учета могут предусматриваться книги учета, в которых указываются фамилии, номера личных дел и сроки их ведения (см. пример 3).

Формат 230×330 мм

учета личных дел _____________

Начата «__» __________ ____ г.

Окончена «__» __________ ____ г.

Изъятие документов из личного дела допускается только с разрешения руководителя кадровой службы.

В качестве рекомендательной учетной формы выдачи личных дел может быть принята следующая:

Формат 200×280 мм

Контрольная карточка выдачи личных дел

│ Контрольная карточка личного дела N ———— │

│ Дата │Кому выдано│ Исх. N │ Подпись │ Дата │ Подпись лица, │

│выдачи или│или выслано│ или │получателя│возвращения│ принявшего │

│ высылки │ │телефон │ │ │ на хранение │

│21.08.2009│ Иванову │ Тел.: │ Иванов │ 00.00.00 │Петров Петров П.П.│

Личное дело ведется на всем протяжении трудовой деятельности работника в организации. Кадровая служба хранит личные дела только на работающих в организации. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение в архив.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 06.10.2000, срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре, а их систематизация осуществляется по порядку номеров или в алфавитном порядке.

Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами), обеспечивающего невозможность изъятия документов из личного дела.

Персональные данные сотрудника в личном деле

Персональные данные сотрудника, а также иные сведения конфиденциального характера охраняются законодательством РФ и не подлежат разглашению.

Фрагмент документа. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

В соответствии с ч. 5 ст. 20 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» следующие сведения могут быть опубликованы в СМИ:

— сведения о доходах;

— имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение которых на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ.

Средствам массовой информации по их обращениям предоставляются следующие сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих:

а) декларированный годовой доход;

б) перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;

в) перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.

Также установлен особый порядок защиты персональных данных судей, который регулируется Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 20.04.2007 N 52 «Об утверждении Инструкции о порядке защиты персональных данных, содержащихся в личных делах председателей, заместителей председателя и судей районных судов».

Судебная практика в отношении ведения личных дел

Следует отметить, что судебная практика в отношении ведения личных дел сотрудников не сформирована, и этому есть два объяснения. Во-первых, законодательство регулирует вопросы ведения личных дел только для государственных служащих; во-вторых, сформировалась практика по ряду других категорий дел, связанных с трудовыми отношениями и затрагивающих косвенно порядок ведения личных дел.

В частности, в Учреждении «Трудовой Арбитражный суд для разрешения коллективных трудовых споров» (Письмо от 11.04.2005 N 52-ТАС) указано, что «в статье 65 Трудового кодекса РФ установлен перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу, запрещается требование иных документов помимо установленных Трудовым кодексом РФ».

Сформировалась также практика по вопросу конфиденциальности информации, содержащейся в личном деле, основанная на положениях ст. 88 ТК РФ, в соответствии с которой при передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

— не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;

— не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

— предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;

— осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;

— разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

— не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

— передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Вместе с тем суды не всегда стоят на стороне лиц, заявляющих о правонарушениях, связанных с персональными данными работников, о чем свидетельствует Постановление ФАС Московского округа от 13.09.2006 N КА-А40/8445-06 по делу N А40-8448/06-119-84, в котором «суд апелляционной инстанции правомерно удовлетворил заявление о признании недействительным ненормативного акта государственного органа о привлечении к административной ответственности за нарушение порядка хранения и использования персональных данных работников организации, так как государственным органом не представлено доказательств совершения заявителем данного правонарушения».

Поскольку иных правовых актов, регламентирующих вопрос ведения личных дел, не принято, рекомендуем при ведении личных дел работников, не относящихся к государственным служащим, предусмотреть в локальных нормативных актах организации порядок ведения личного дела.

Еще по теме:

Рубрики: Статьи